Inventur mit mobilen Geräten: zählen ohne Zettel

Die Inventur ist die körperliche Aufnahme aller Bestände und bildet die Grundlage des Jahresabschlusses. Mit mobilen Geräten wird nicht mehr auf Papierlisten gezählt und anschließend im Büro abgetippt, sondern direkt am Regal erfasst: Lagerplatz scannen, Artikel scannen, gezählte Menge eingeben, bestätigen — und die Position ist erledigt.

Inventur: welche Verfahren zur Wahl stehen

Das Handelsrecht lässt mehrere Wege zu. Die Stichtagsaufnahme zählt alles zum Bilanzstichtag und legt den Betrieb für ein bis zwei Tage still. Die verlegte Aufnahme zählt in einem Zeitfenster davor oder danach und rechnet die Bewegungen fort. Die permanente Aufnahme verteilt die Zählung über das Jahr und setzt eine laufend geführte Lagerbuchführung voraus. Die Stichprobenaufnahme zählt nur einen Teil und rechnet hoch, verlangt aber ein anerkanntes mathematisches Verfahren.

Für die Software ist vor allem die dritte Variante interessant: Sie ist nur möglich, wenn jede Bewegung ohnehin erfasst wird — also dort, wo Annahme, Entnahme und Umlagerung bereits am Gerät laufen, siehe Wareneingang digitalisieren.

Ablauf einer Zählung mit dem Scanner

Der Ablauf folgt vier Regeln. Erstens wird der Lagerplatz gescannt, nicht ausgewählt; das verhindert die häufigste Verwechslung. Zweitens zählt der Erfasser blind, ohne den Sollbestand zu sehen — sonst bestätigt er, was das System vorschlägt. Drittens wird jede Position mit Zeitstempel, Gerät und Person festgehalten. Viertens gilt ein Platz erst als erledigt, wenn er ausdrücklich abgeschlossen wurde, auch wenn er leer ist.

Weil in Gassen und Kühlbereichen regelmäßig die Verbindung fehlt, gehört die lokale Speicherung zum Entwurf; wie das aussieht, beschreibt die Anwendung, die einen Netzabbruch übersteht. Die Erfassung muss dabei auch nach einem Geräteneustart vollständig bleiben.

Differenzen: erkennen, klären, buchen

Differenzen entstehen immer. Wichtig ist die Trennung von drei Arten: Zählfehler, Buchungsfehler und tatsächlicher Schwund. Der erste wird durch eine zweite, unabhängige Zählung derselben Position ausgeschlossen — üblicherweise durch eine andere Person und ohne Kenntnis des ersten Werts. Der zweite zeigt sich beim Blick auf die Bewegungen der letzten Tage. Erst was danach bleibt, wird als Bestandskorrektur gebucht.

Wo Chargen geführt werden, muss die Korrektur chargengenau erfolgen, sonst reißt die Rückverfolgbarkeit einzelner Chargen genau an der Stelle, an der später jemand nachfragt.

Die Zählreihenfolge sollte dem Lager folgen, nicht dem Artikelstamm. Eine Route entlang der Gassen spart Wege und verringert die Gefahr, einen Platz zu übersehen; das System weist die Bereiche zu und zeigt den Fortschritt, damit zwei Teams sich nicht überschneiden. Fortschritt je Bereich sichtbar zu machen ist dabei wichtiger als eine Gesamtanzeige.

Nachweis und Prüfbarkeit gegenüber dem Prüfer

Erfasste Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist les- und auswertbar bleiben und dürfen nachträglich nicht spurlos verändert werden. Praktisch heißt das: Zähllisten werden als unveränderliche Sätze abgelegt, Korrekturen entstehen als neue Sätze mit Bezug und Begründung, und die Zuordnung von Person, Gerät und Zeitpunkt bleibt erhalten. Eine Ausdruckmöglichkeit der Zählliste je Platz gehört zum Umfang, auch wenn im Alltag niemand druckt.

Typische Fehler bei der mobilen Inventur

Erstens: ungekennzeichnete Lagerplätze, die das Scannen unmöglich machen und zur freien Eingabe zwingen. Zweitens: Sollmengen auf dem Display. Drittens: kein Abschluss je Platz, sodass am Ende niemand weiß, welche Bereiche gezählt wurden. Viertens: Bewegungen während der Zählung ohne Regel — entweder wird der Bereich gesperrt, oder jede Bewegung wird erfasst und fortgerechnet. Fünftens: der erste Versuch im gesamten Lager statt in einem Bereich.

Sechstens: die Vorbereitung zu spät beginnen. Aufräumen, Zusammenführen angebrochener Einheiten und Kennzeichnen fehlender Plätze sind Arbeiten für die Wochen davor, nicht für den Zähltag. Siebtens: keine Festlegung, wer über die Freigabe strittiger Positionen entscheidet. Ohne benannte Zuständigkeit bleiben Differenzen liegen, bis sie niemand mehr klären kann, weil die Bewegungen darüber hinweggegangen sind.

Wie wir eine Zählung vorbereiten

Wir prüfen zuerst die Kennzeichnung von Plätzen und Ware, bauen den Dialog für das vorhandene Gerät und üben in einem Bereich mit einer bewusst gesetzten Differenz. Die Anwendung entsteht in der Softwareentwicklung für Fertigung und Lager, die Übergabe der Korrekturen an das führende System in der Prozessautomatisierung zwischen Halle, Lager und ERP. Was als erfüllt gilt, steht vorher fest — so, wie es die Abnahme als Prüfschritt verlangt.